Cierre fiscal y contable: qué revisar antes de cerrar el ejercicio

Dentro de los veinticinco días naturales siguientes a los seis meses posteriores a la conclusión del período impositivo. Para una sociedad con ejercicio natural, eso significa del 1 al 25 de julio. El plazo no depende de que la junta haya aprobado las cuentas: si a esa fecha no están aprobadas, la declaración se presenta igualmente con las cuentas formuladas, y después se rectifica si hubiera diferencias.

Sí. La obligación de declarar recae sobre todas las sociedades sujetas al impuesto, con independencia de que hayan obtenido rentas o de que el resultado sea cero o negativo. Una sociedad inactiva presenta el modelo 200 sin resultado, y sigue obligada a llevar contabilidad, legalizar libros y depositar cuentas. La sociedad inactiva que deja de presentar acaba, con frecuencia, con baja provisional en el índice de entidades y con la hoja registral cerrada.

Se corrige mediante un ajuste extracontable positivo en la declaración: el gasto permanece en la contabilidad —porque contablemente es correcto— pero se suma al resultado para determinar la base imponible. Eliminarlo de la contabilidad para «cuadrar» con la fiscalidad es un error frecuente que rompe la imagen fiel y genera problemas en la auditoría y en el depósito de cuentas.

El derecho a liquidar prescribe a los cuatro años desde el fin del plazo de presentación. Pero hay excepciones importantes: las bases imponibles negativas y determinadas deducciones pendientes pueden comprobarse durante diez años, y ese plazo se cuenta desde el ejercicio en que se generaron, no desde aquel en que se aplican. Por eso la documentación que sostiene una pérdida hay que conservarla mucho más tiempo del que se suele creer.

Transcurrido un año desde el cierre del ejercicio sin haber depositado, el Registro Mercantil cierra la hoja registral: a partir de ese momento no puede inscribirse prácticamente ningún acto —cambios de administrador, poderes, ampliaciones de capital, traslados de domicilio—, con la sola excepción de determinados supuestos tasados. Además, el ICAC puede abrir expediente sancionador con multas cuyo importe se gradúa en función de la cifra de negocios y del patrimonio de la sociedad.

Solo si durante dos ejercicios consecutivos se superan dos de los tres umbrales de activo, cifra de negocios y número medio de empleados, o si concurre alguno de los supuestos especiales: subvenciones o contratos con el sector público por encima de determinados importes, emisión de valores, actividad regulada o solicitud de socios que representen al menos el 5% del capital. La página sobre cuándo es obligatoria la auditoría los desarrolla todos.

Sí. Si el error perjudicó al contribuyente —se pagó de más— procede una solicitud de rectificación de la autoliquidación. Si el error fue a favor del contribuyente, se presenta una autoliquidación complementaria, con recargo por presentación extemporánea pero sin sanción si se hace antes de cualquier requerimiento. Regularizar voluntariamente siempre es más barato que esperar a que lo haga la Administración.

Depende del tamaño y de la complejidad, pero hay tres situaciones en las que casi siempre compensa: cuando hay operaciones con socios o entre empresas del grupo, cuando se han aplicado incentivos relevantes —reserva de capitalización, deducciones de I+D+i, libertad de amortización— y cuando la sociedad arrastra bases imponibles negativas cuantiosas. Son los tres focos donde se concentran las regularizaciones. En nuestro servicio de revisión del cierre se explica el alcance.